Rana Bidares deed na afronding van haar studie bedrijfskunde aan de Erasmus Universiteit als projectmanager ervaring op in de construction & oil business en voerde projecten uit voor multinationals als Shell en SABIC. Tegenwoordig is ze werkzaam als change consultant bij assurantiemakelaar Aon. Daar is ze op dit moment als projectmanager betrokken bij de uitrol van een grootschalig programma op het gebied van ziekteverzuim.

Een paar vragen aan Rana en Victor

Wat is voor jullie de definitie van goed projectmanagement?

Victor: “Het verzorgen van het veranderproces van projectplan tot implementatie, waarbij de projectmanager zorgt voor het besturen van alle middelen, zoals het bewaken van budgetten. Daarbij blijkt het goed vooraf scherp krijgen van elementen uit het projectplan zoals de precieze projectscope en het helder beleggen van opdrachtgeverschap in de praktijk geregeld een uitdaging te zijn.”

Rana kan zich in Victors definitie vinden en vult aan dat dat projectplan onderweg best kan en mag veranderen, wanneer bepaalde inzichten daar aanleiding toe geven. “Goed projectmanagement is ook het tijdig signaleren van risico’s en het bijstellen van de koers, wanneer dat nodig is. Daardoor kan het eindresultaat heel anders worden dan hoe het in eerste instantie was bedacht.”

Wat is er volgens jullie voor nodig om een project tot een goed einde te brengen?

Rana: “De allerbelangrijkste factor hierbij is het verkrijgen van draagvlak bij de gebruikersorganisatie. Je kan je als projectteam een slag in de rondte werken en iets geweldigs opleveren, maar als de business dat niet uitdraagt, wordt het project als mislukt ervaren.”

Victor geeft aan dat ook het verkrijgen van draagvlak op management- en directieniveau essentieel is. Over de beschikbaarheid van mensen en middelen zegt hij daarnaast: “Het op het juiste moment beschikbaar krijgen van de juiste capaciteit uit de lijn, is vaak een grote uitdaging in mijn ervaring. Het risico is vervolgens, dat je als ICT-afdeling zowel het wat als het hoe bepaalt en eerst de gebruikersspecificaties voor een applicatie schrijft, om vervolgens ook de bouw uit te voeren. Dat gaat uiteindelijk dan weer ten koste van het draagvlak in de organisatie.”

Wat zijn de grootste valkuilen voor een projectmanager?

Victor: “Een risico is dat als je niet oplet, de scope van het project aan alle kanten wordt opgerekt.” Hij geeft hierbij een voorbeeld uit zijn eigen ervaring. “Een project waarbij ik betrokken was, had als doel om een administratief planningsprobleem op te lossen. Het beschikbaar gestelde budget was beperkt. Maar in de gesprekken die we daarna met de werkgroep voerden, kwamen enorm veel wensen naar voren, die men stuk voor stuk graag belegd wilde hebben binnen het project. De onzichtbare grenzen van de project-scope zijn soms lastig te bevatten voor een gebruiker.”

Rana benoemt een meer persoonlijk valkuil: “Soms duik ik zelf te diep in de inhoud en ben ik tegelijkertijd zowel de inhoudelijk expert die allerlei klussen oppakt, als de projectmanager. Het risico daarvan is dat je niet meer als projectmanager wordt gezien, waardoor de omgeving andere dingen van je gaat verwachten. Daarnaast verlies je zelf het overzicht, omdat je als je niet uitkijkt alleen nog maar andermans gaten aan het dichtlopen bent.

Victor: “Een andere valkuil is het doen van aannames over bijvoorbeeld de door een teamlid uit te voeren werkzaamheden. Dat is nooit goed. Zorg ervoor dat je zeker weet dat iemand ook echt doet wat hij zegt en toets hierop.”

Rana benoemt ten slotte een valkuil die betrekking heeft op de besluitvorming rondom een project. “Er wordt een voorstel gedaan aan het management, er wordt een beslissing genomen, maar deze wordt nog geen dag later herroepen, ondanks de moeite die vooraf in het definiëren van een transparant besluitvormingsproces is gestoken. Dat geeft ruis, vertraging en het werkt demotiverend. Tip dus om hier als projectmanager erg alert op te zijn.”

Hebben jullie liever een opdrachtgever met kennis van de inhoud, of een opdrachtgever met kennis van projectmanagement?

Rana gaat volmondig voor een opdrachtgever met kennis van de inhoud, boven eentje met kennis van projectmanagement. Victor vindt het een lastige keuze, maar besluit uiteindelijk tot hetzelfde.

En zien jullie liever een projectmanager met een beetje kennis van de inhoud, of een meewerkend voorman met een beetje kennis van projectmanagement?

Victor: “Kijkend naar de HSK Groep ga ik voor de tweede optie. Een projectmanager is binnen onze organisatie een rol en geen functie. Dat maakt dat een projectmanager vaak vanuit zijn eigen functie al meer een meewerkend voorman is. Projectmanagers die te veel op het proces zaten en minder op de inhoud, slaagden in het verleden minder goed binnen de organisatie. Aan de andere kant zou het voor HSK juist wel goed zijn om iets meer daarvan in huis te hebben, omdat we daar veel van kunnen leren.”

Rana: “Ik doe te vaak het tweede, maar vind zaken als een gedegen aansturing van het project, weten hoe om te gaan met projectrisico’s en het inrichten van heldere communicatielijnen heel belangrijk voor een goede projectmanager. Daarom ga ik toch voor de eerste variant.

Agile of Waterval?

Rana: “Het belangrijkste is om de methode te kiezen die het beste ondersteunt aan het projectdoel, niet andersom. Maar als ik moet kiezen: ik heb zelf nooit met Agile als methodiek gewerkt, dus ik ga voor Waterval.

Victor is helder in zijn keuze: “Agile, als je het gebruikt op de manier zoals het is bedacht. De meest succesvolle projecten die ik heb gedraaid, waren gestoeld op de Agile methodiek. Opdrachtgevers vinden dat trouwens nog best wel spannend soms, om een stukje controle weg te moeten geven.

Wat zou je de lezer verder nog willen meegeven?

Rana: Het allerbelangrijkste blijft stakeholdermanagement. Politiek speelt vaak zo’n grote rol binnen projecten dat goed stakeholdermanagement echt het verschil tussen succes of mislukking kan bepalen.”

Victor: “Vergeet niet om vooraf na te denken over hoe je een project het beste kunt aanvliegen. Alle tijd die je er van tevoren aan besteed, verdient zich later dubbel en dwars terug. En ten slotte: loop niet in de val van een vage projectopdracht: nee is ook een antwoord!”