Deel 1: de Gebruiker

Zo ingewikkeld is projectmanagement niet. Althans, op papier. Want verborgen onder een tapijt aan werkafspraken, rapportagestromen, scrum-borden en escalatielijnen, liggen voor jou als project- of programmamanager behoorlijk wat valkuilen op de loer.

In de serie blogs ‘Zo ingewikkeld is projectmanagement niet’, besteden we periodiek aandacht aan één van die valkuilen. In dit eerste deel is dat het verliezen van de aansluiting met de gebruiker.

Leuk allemaal, maar wat zijn de tips?

1. Maak gebruikers vanaf dag één deelgenoot van je projectteam
Tijdige en structurele aanhaking van gebruikers in je project, biedt hen de mogelijkheid om mee te groeien in het project. Dit stelt jou vervolgens weer in staat om hen ad-hoc voor analyse-, advies- of testwerkzaamheden in te zetten. Daarnaast creëer je eerder draagvlak in de organisatie. Wanneer je een of meerdere gebruikers in je project betrekt, is het belangrijk om van het begin af aan heldere afspraken te maken over de rol die je van hem of haar verwacht, het liefst zo SMART mogelijk.

Een gebruiker met een goed intern netwerk kun je bijvoorbeeld inhoudelijk verantwoordelijk maken voor de afstemming met de diverse betrokken operationele afdelingen, gedurende de loop van het project. Een gebruiker die het oude systeem van binnen en buiten kent, kun je verantwoordelijk maken voor de oplevering van de gebruikersspecificaties waar het nieuwe systeem aan moet voldoen. Deze kunnen vervolgens door dezelfde gebruiker worden vertaald naar test-scripts, welke in een later stadium ook door hem of haar kunnen worden uitgevoerd.

2. Zonder gebruikersadvies geen go-live
Zoals in het vorige punt al werd aangestipt, is een van de taken van de gebruikers in je team, om te bedenken welke functionele tests zij straks willen uitvoeren. Die set aan test-scripts wordt door de gebruiker doorgelopen aan de vooravond van de geplande live-gang van de nieuwe applicatie. Na de uitvoering van de test-scripts, geven de gebruikers, op basis van eerder door het projectteam en de stuurgroep vastgestelde criteria, een advies aan de stuurgroep ten aanzien van de go-live.

Zonder helder gebruikersadvies zou er nooit tot een go-live en dus oplevering van het project mogen worden besloten. Het gebruikersadvies is daarmee dus cruciaal voor het slagen of falen van je project.

3. De klant is koning, maar kan af en toe wat hulp gebruiken
And last but not least: gebruikers zijn niet lastig, maar vormen de reden dat je het project uitvoert. In feite vormen ze, op z’n Frans, je raison d’etre als projectmanager. Benader ze dus als een klant, die net als iedereen wel eens wat hulp kan gebruiken bij de te maken keuzes. Dat kan op de korte termijn weleens tot wat vertraging leiden, maar da’s nog altijd beter dan zonder zijn medeweten vóór hem te beslissen.